Ako već neko vrijeme koristite Gmail, vjerojatno ste gumb Arhiviraj postavili kao automatski odgovor : pročitate e-poštu, odlučite da je "obrađena" i uklonite je iz pristigle pošte. To je praktično, brzo i daje vam osjećaj da imate sve pod kontrolom. Problem nastaje kada se počnu pojavljivati čudne stvari, poput nerealnog broja e-poruka ili strašnog upozorenja da vam ponestaje prostora za pohranu.
U ovom ćemo članku detaljnije pogledati što se zapravo događa kada kliknete Arhiviraj, zašto se ponekad čini da nisu sve e-poruke arhivirane , kako pronaći i poništiti arhiviranje poruka, razliku između arhiviranja i brisanja, kako automatizirati dio procesa i, što je vrlo važno, kako spriječiti da vam ova navika puni račun i prisiljava vas da plaćate više prostora za pohranu na Googleu.
Što zapravo znači arhiviranje e-pošte u Gmailu?
Kada arhivirate poruku u Gmailu, zapravo je uklanjate iz pristigle pošte i premještate u prikaz "Sva pošta". Ne briše se, ne nestaje s poslužitelja i zasigurno nastavlja zauzimati prostor na vašem Google računu.
Gmail nema klasičnu arhivsku mapu kao drugi klijenti e-pošte; umjesto toga, arhiviranje funkcionira kao jednostavna kozmetička radnja : poruka više nema oznaku "Pristigla pošta", ali ostaje pohranjena kao i prije i možete je pronaći u pretragama ili u prikazu svih poruka.
Ako netko odgovori na e-poruku koju ste već arhivirali, taj će se razgovor automatski ponovno pojaviti u vašoj pristigloj pošti. Gmail smatra nit novom aktivnošću i ponovno je prikazuje kao da je novopristigla e-pošta, što arhiviranje čini vrlo korisnim za razgovore s kojima ste se već bavili, ali koji bi se mogli ponovno aktivirati.
Ovaj način rada čini arhivu izvrsnim alatom za održavanje čistoće pristigle pošte bez gubitka informacija . Umjesto brisanja svega, uklanjate ono što vam više ne treba svakodnevno, ali mu i dalje možete pristupiti u bilo kojem trenutku.
Razlika između arhiviranja i brisanja e-poruka u Gmailu
Najčešća zabluda je da su arhiviranje i brisanje slične radnje. To nisu: ključna razlika je u tome što brisanje oslobađa prostor (srednjoročno), dok arhiviranje ne.
Kada izbrišete e-poruku u Gmailu, ona odlazi u mapu Otpad. Tamo ostaje 30 dana, tijekom kojih je i dalje možete oporaviti ako se predomislite. Nakon tog vremena, Gmail je trajno briše sa svojih poslužitelja i ne postoji način da je vratite. Tek nakon ovog trajnog brisanja vraća se prostor koji su zauzimale te poruke.
Arhiviranje, s druge strane, jednostavno uklanja poruku iz pristigle pošte i sprema je u "Sve e-poruke". Drugim riječima, e-pošta i dalje zauzima potpuno istu količinu prostora za pohranu na vašem Google disku jer i dalje postoji unutar vašeg računa. Bez obzira vidite li je u pristigloj pošti ili ne, veličina datoteke u megabajtima ostaje ista.
Stoga, ako vam je cilj vizualno organizirana pristigla pošta, arhiviranje je vrlo praktično; ali ako vas brine nedostatak prostora za pohranu , arhiviranje neće pomoći. U tom slučaju, jedino učinkovito rješenje je brisanje e-poruka, posebno onih s velikim prilozima koji vam više nisu potrebni.
Prije nego što posegnete za kreditnom karticom, razmislite je li vaš problem toliko ograničenje podatkovnog prometa koliko vaše navike upravljanja e-poštom. Vjerojatno imate tisuće poruka koje više nikada nećete htjeti otvoriti , poruke koje biste lako mogli izbrisati bez razmišljanja.
Praktičan korak je pregledati kako upravljate e-poštom na svom mobilnom uređaju. U mnogim postavkama, zadana gesta za pomicanje e-pošte (lijevo ili desno) postavljena je na "Arhiviraj". Ako želite početi oslobađati stvarni prostor, idite na postavke aplikacije Gmail na svom mobilnom uređaju, unesite "Opće postavke" i pod " Radnje pomicanja " promijenite jednu od dvije opcije na "Izbriši". To će vam omogućiti da brže odlučite što će se arhivirati, a što izbrisati.
Arhiviranje je savršeno logično za računovodstvene dokumente, ugovore, e-poruke s poreznim podacima, važnu komunikaciju s klijentima ili dobavljačima i općenito sve što ima srednjoročnu i dugoročnu vrijednost. Ali za ostale e-poruke koje samo dodaju nered, ispravno je izbrisati ih bez oklijevanja i tako postupno osloboditi prostor za pohranu.
Uobičajeni problemi prilikom arhiviranja većeg broja e-poruka u Gmailu
Još jedna prilično česta glavobolja javlja se kada pokušate arhivirati velike količine e-poruka odjednom. Na primjer, vaša pristigla pošta je podijeljena na "Nepročitano" i "Sve ostalo", a vidite da Gmail pokazuje da postoji nekoliko tisuća poruka u "Sve ostalo", pa odlučite koristiti opciju "Arhiviraj sve stavke" iz izbornika s tri točke.
Logično, taj bi broj trebao pasti na nulu nakon operacije, ali mnogi korisnici otkrivaju da se istovremeno arhivira samo 50 poruka. Moraju ponavljati operaciju iznova i iznova, gledajući kako se brojač smanjuje za 2.000 ili 1.500 za 1.450, a onda odjednom, kada ih ostane samo nekoliko, broj pada na puno nižu vrijednost (na primjer, s 400 na 10). To stvara nepovjerenje: jesu li e-poruke izgubljene? Je li nešto pokvareno u Gmailu?
U stvarnosti, ono što se događa jest da Gmailovo web sučelje obično radi sa stranicama od 50 poruka i primjenjuje radnju na vidljive ili odabrane stavke, ne uvijek na ukupan broj koji pokazuje brojač. Nadalje, u igru dolaze filteri, kategorije, niti razgovora i dinamička pretraživanja, što uzrokuje promjenu ukupnog broja kako se primjenjuju radnje.
Kada arhivirate mnogo e-poruka, Gmail ponovno izračunava koje poruke još uvijek zadovoljavaju kriterije prikaza koji koristite (na primjer, "Sve ostalo" ili određeno pretraživanje). Čim se e-poruka ukloni iz pristigle pošte, može nestati iz tog prikaza, što uzrokuje te iznenadne skokove u brojaču e-poruka. Iako to može biti zbunjujuće, obično ne gubite informacije ; prikazani rezultati se jednostavno mijenjaju.
Nažalost, Gmail ne nudi čarobni gumb koji arhivira sve e-poruke u kategoriji odjednom bez ovih ograničenja sučelja. Morat ćete biti strpljivi ili, još bolje, koristiti napredna pretraživanja s rasponima datuma i uvjetima za arhiviranje ili brisanje lakše upravljivih blokova poruka.
Brži načini arhiviranja velikih količina e-poruka
Ako želite očistiti pretrpani inbox arhiviranjem e-poruka, najučinkovitiji način je kombinirati skupni odabir s Gmailovim filterima za pretraživanje. To vam omogućuje ciljanje grupa e-poruka s vrlo specifičnim karakteristikama u manje koraka.
U Gmailovoj traci za pretraživanje možete koristiti operatore poput pošiljatelja, veličine, datuma ili ključnih riječi. Na primjer, možete pretraživati sve e-poruke određenog pošiljatelja, a zatim odabrati sve rezultate za arhiviranje ili brisanje. To vam pomaže da se riješite masovnih biltena , push obavijesti ili neželjene e-pošte koja samo zauzima prostor.
Kada želite primijeniti radnju na sve rezultate pretraživanja, nemojte se ograničavati na stranicu s 50 e-poruka: označite okvir iznad popisa, a zatim kliknite vezu koja obično kaže "Odaberi sve razgovore koji odgovaraju ovom pretraživanju ". Na taj način Gmail razumije da želite primijeniti radnju na cijeli skup.
Druga korisna strategija je kombiniranje raspona datuma: na primjer, pretražite sve e-poruke starije od određene godine za koje mislite da vam neće trebati. Mnogi korisnici otkriju da imaju tisuće spremljenih poruka od prije 6, 7 ili 10 godina koje u praksi nisu imali razloga čuvati , a u samo nekoliko klikova mogu ih arhivirati ili izbrisati.
Ako koristite i oznake, možete arhivirati e-poruke iz određenih kategorija koje više nisu aktivne (na primjer, zatvoreni projekti) u blokovima. U konačnici, cilj je da vaša pristigla pošta odražava samo ono što sada zahtijeva pažnju , a sve ostalo se ispravno pohranjuje ili briše.
Zašto se isplati arhivirati e-poruke umjesto da ih brišete (kada to ima smisla)
Arhiviranje može biti vaš najbolji saveznik ako ga koristite mudro. Osim problema s prostorom, postoji mnogo razloga zašto je arhiviranje u određenim slučajevima poželjnije od brisanja, posebno ako radite s osjetljivim informacijama ili vodite posao.
Jedna od najjasnijih prednosti je ta što vam arhiviranje pomaže u održavanju puno čišće i lakše upravljive pristigle pošte . Ako nakon obrade e-pošte (odgovaranja, bilježenja, bilježenja informacija itd.) uklonite je iz glavnog prikaza, lakše se usredotočiti isključivo na ono što je još na čekanju.
Druga važna stvar je da arhiviranje osigurava da ne izgubite vrijedne podatke . E-poruke koje sadrže račune, ugovore, razgovore s klijentima ili drugu relevantnu dokumentaciju mogu vam trebati mjesecima ili čak godinama kasnije. Umjesto da riskirate slučajno brisanje, arhivirate ih i oslanjate se na Gmailovo snažno pretraživanje da ih dohvati kada je to potrebno.
Nadalje, dobra politika arhiviranja omogućuje brzo i jednostavno pronalaženje važnih informacija . U poslovnom kontekstu to može biti ključno za usklađenost s propisima, opravdavanje troškova, odgovaranje na revizije ili obranu od potencijalnih sudskih sporova. Zato mnoge tvrtke smatraju arhiviranje e-pošte temeljnim dijelom svoje strategije usklađenosti i pravne zaštite.
Međutim, sve ovo funkcionira samo ako kombinirate arhiviranje s određenom disciplinom u brisanju onoga što vam definitivno ne treba. Ravnoteža leži u arhiviranju onoga što je važno i uklanjanju šuma , a ne u čuvanju apsolutno svega "za svaki slučaj", jer prije ili kasnije ponestane prostora.
Gdje se pohranjuju arhivirane e-poruke u Gmailu (verzija za stolna računala)?
Često pitanje je: „Arhivirao sam nešto, gdje je to sada?“ U Gmailu za računala arhivirane poruke nalaze se u prikazu „Sva pošta“ , koji uključuje e-poruke iz pristigle pošte, arhivirane e-poruke i sve ostale poruke na vašem računu.
Da biste mu pristupili iz preglednika, pomaknite kursor na lijevu stranu zaslona, gdje se pojavljuje izbornik oznaka. Ako je minimiziran, zadržavanjem miša iznad njega proširit ćete ga. Pomaknite se prema dolje dok ne pronađete opciju "Sve e-poruke" i kliknite je. Vidjet ćete popis svih poruka pohranjenih na vašem računu , uključujući i arhivirane.
Imajte na umu da arhivirane e-poruke nemaju oznaku "Pristigla pošta", ali mogu imati druge oznake koje ste stvorili. To vam može pomoći da brzo prepoznate o kojoj se vrsti poruke radi ili kojem projektu pripada, čak i ako više nije u vašoj glavnoj pristigloj pošti.
Ako svakodnevno arhivirate puno poruka, pregledavanje mape "Sve e-poruke" možda nije najpraktičniji način za pronalaženje onoga što vam treba jer je ta mapa obično vrlo velika. U tom slučaju puno je učinkovitije koristiti traku za pretraživanje u kombinaciji s relevantnim ključnim riječima , pošiljateljima ili približnim datumima kako biste suzili rezultate.
Također možete koristiti malo tehnički naprednije pretraživanje, koristeći niz poput -in:Sent -in:Draft -in:Inbox -has:nouserlabels za prikaz određenih skupova poruka, iako je ova formula korisnija za korisnike koji su upoznati s naprednim pretraživanjem Gmaila.
Kako pronaći arhivirane e-poruke pomoću Gmail pretrage
Gmailova traka za pretraživanje puno je moćnija nego što se na prvi pogled čini i ključni je alat za pronalaženje arhiviranih poruka. Najjednostavniji način je unijeti jednu ili više ključnih riječi kojih se sjećate iz predmeta ili sadržaja e-pošte. Što više ključnih riječi koristite, to će rezultati biti precizniji.
Ako se sjećate tko vam je poslao poruku, možete upotrijebiti operator ` from:` nakon čega slijedi ime ili adresa e-pošte pošiljatelja. Ako se sjećate kome ste je poslali, tada ćete koristiti ` to: `. Također je moguće kombinirati pošiljatelja s ključnim riječima, rasponima datuma ili čak veličinama datoteka kako biste izdvojili točno onu e-poštu koju tražite.
Arhivirane poruke prikazuju se u rezultatima pretraživanja baš kao i bilo koja druga e-pošta koja je još uvijek na vašem računu, pa iako nisu u pristigloj pošti, i dalje su u potpunosti dostupne putem funkcije pretraživanja. Zapravo, to je velika prednost arhiviranja: ne prisiljava vas da pamtite gdje ste što spremili , već samo da izvršite minimalno precizno pretraživanje.
Ako želite ili trebate replicirati ponašanje prikaza "Sva pošta" iz trake za pretraživanje, možete unijeti nešto poput -in:Poslano -in:Nacrt -in:Pristigla pošta da biste uključili poruke izvan mapa Poslano, Nacrti i Pristigla pošta. Ovo je neizravniji način pristupa sveobuhvatnom popisu poruka, uključujući i arhivirane.
U svakom slučaju, važno je shvatiti da arhiviranje nikada ne čini e-poštu "nevidljivom" za Gmail: jednostavno je uklanja iz glavne pristigle pošte, ali je uvijek moguće pronaći putem tražilice sve dok je niste izbrisali.
Kako pronaći arhivirane e-poruke na mobilnom telefonu (Android i iPhone)
U Gmail aplikacijama za Android i iPhone, koncept je potpuno isti kao i na računalu, iako je sučelje malo drugačije. Arhivirane poruke prikazuju se pod oznakom "Sva pošta" i pojavljuju se i u rezultatima pretraživanja.
Za pregled "Svih e-poruka" na svom mobilnom uređaju, otvorite aplikaciju, dodirnite ikonu izbornika (tri vodoravne crte, poznate i kao "izbornik hamburgera") koja se nalazi u gornjem lijevom kutu i pomičite se kroz popis oznaka dok ne pronađete "Sve e-poruke". Dodirom na nju prikazat će se vaše pohranjene e-poruke, uključujući i arhivirane.
Ako ne želite pregledavati tako dugi popis, najbolje je izravno koristiti povećalo za pretraživanje. Unesite ključne riječi, pošiljatelje ili predmete kojih se sjećate iz poruke koju tražite, a Gmail će prikazati rezultate s cijelog vašeg računa, uključujući arhivirane e-poruke.
Na iPhoneu, iako mnogi korisnici preferiraju izvornu aplikaciju Mail, službena aplikacija Gmail nudi isti sustav: bočni izbornik, karticu "Sva pošta" i traku za pretraživanje na vrhu. Logika arhiviranja i način pronalaženja e-poruka isti su kao i na Androidu.
Kako poništiti arhiviranje e-poruka u Gmailu i vratiti ih u pristiglu poštu
Ako ste arhivirali e-poruku i kasnije odlučite da je ponovno želite vidjeti u pristigloj pošti, vrlo je jednostavno poništiti arhiviranje. Prvo je pronađite tako da odete na "Sve e-poruke" ili pomoću Gmailove funkcije pretraživanja prema predmetu, pošiljatelju ili ključnoj riječi.
Nakon što otvorite e-poštu (na računalu ili mobilnom uređaju), potražite gumb "Premjesti u pristiglu poštu" ili ikonu sa strelicom koja pokazuje prema ladici. Klikom na nju vratit ćete oznaku "Pristigla pošta" u Gmail, a poruka će se ponovno pojaviti u vašoj glavnoj mapi kao da nikada nije ni bila arhivirana.
Također možete odabrati više e-poruka u prikazu "Sve e-poruke" ili unutar rezultata pretraživanja, a zatim pritisnuti isti gumb "Premjesti u pristiglu poštu" za poništavanje arhiviranja cijelih blokova poruka odjednom.
Od tog trenutka nadalje, Gmail će te e-poruke tretirati kao i bilo koje druge: ako ih ponovno pročitate i odlučite da ih više ne trebate vidjeti u pristigloj pošti, možete ih ponovno arhivirati bez ikakvih problema. To je potpuno reverzibilan proces sve dok ih niste izbrisali.
Ova mogućnost poništavanja arhive jednim klikom jedan je od razloga zašto je arhiviranje toliko praktično: to nije trajna odluka . Ako se predomislite ili neka tema ponovno postane važna, možete je dohvatiti za nekoliko sekundi i to je to.
Kako izbrisati e-poruke koje su već arhivirane
Dođe trenutak kada, čak i ako su arhivirane, odlučite da postoje poruke koje vam više ne trebaju i želite ih izbrisati kako biste oslobodili prostor. Postupak je jednostavan - pronađite te e-poruke i, umjesto da ih ponovno arhivirate, pošaljete ih izravno u smeće.
Da biste to učinili, idite na "Sve e-poruke" ili pretražite arhivirane poruke koje više ne želite zadržati (na primjer, stare biltene ili vrlo stare potvrde o kupnji). Odaberite e-poruke koje želite izbrisati i dodirnite ikonu koša za smeće da biste ih premjestili u mapu Smeće.
Imajte na umu da dok su e-poruke u smeću, imate 30 dana da se predomislite i oporavite ih. Nakon tog razdoblja, Gmail će ih trajno izbrisati, a prostor koji su zauzimale bit će oslobođen. Zato je dobro brzo provjeriti smeće prije isteka roka ako ste izvršili masovno čišćenje e-pošte.
Redovito brisanje arhiviranih e-poruka koje više nisu korisne (posebno onih s velikim privitcima) jedan je od najboljih načina da spriječite da vaš račun dosegne svoj limit. Arhiviranje je dobro za organizaciju stvari, ali samo kontrolirano brisanje jamči da ćete zapravo osloboditi prostor u svojoj Google pohrani.
Ako želite, možete to učiniti postupno primjenom pretraga tipa „starije_od:1 godine“ u kombinaciji s određenim pošiljateljima ili ključnim riječima kako biste pronašli najstarije i najnepotrebnije stavke u svojoj arhivi.
Automatizirajte arhiviranje: slanje, arhiviranje i pametni filteri
Ako primate ili šaljete desetke ili stotine e-poruka dnevno, arhiviranje jedne po jedne može biti beskonačan zadatak. Kako bi uštedio vrijeme, Gmail nudi značajku koja vam omogućuje automatsko arhiviranje e-poruka na koje odgovarate , kao i filtere za automatsku obradu određenih poruka čim stignu.
Na radnoj površini idite na Postavke (ikona zupčanika u gornjem desnom kutu) i kliknite "Prikaži sve postavke". U kartici "Općenito" pronađite odjeljak "Pošalji i arhiviraj" i odaberite opciju "Prikaži gumb 'Pošalji i arhiviraj' u odgovorima". Spremite promjene. Od tada će se prilikom odgovaranja na e-poštu pojavljivati novi gumb koji vam omogućuje slanje odgovora i istovremeno arhiviranje razgovora.
Ova mala prilagodba uvelike smanjuje vrijeme koje provodite čisteći pristiglu poštu, jer svaki put kada odgovorite na e-poruku koju smatrate riješenom, razgovor automatski nestaje iz pristigle pošte, bez ikakvih dodatnih koraka. Ako primite novi odgovor u toj niti, Gmail će ga ponovno prikazati, tako da ne riskirate da ga izgubite iz vida.
Uz ovu opciju, možete koristiti Gmail filtere za arhiviranje određenih poruka bez da se pojavljuju u pristigloj pošti. Na primjer, možete stvoriti filtere za biltene ili ponavljajuće obavijesti koje želite imati dostupne za referencu, ali ne želite da se miješaju s važnim e-porukama. Pomoću filtera možete reći Gmailu da ne primjenjuje oznaku "Pristigla pošta" na određene pošiljatelje ili e-poruke s određenim predmetima , čime ih učinkovito automatski arhivirate.
Klijenti e-pošte trećih strana također su uključili gumbe i tijekove rada slične Gmailovoj funkciji "slanja i arhiviranja", integrirajući značajke poput ujedinjene pristigle pošte, odgode i podsjetnika za praćenje. Korištenje ovih alata može vam pomoći da arhiviranje učinite gotovo automatskim i da svoju e-poštu držite pod kontrolom uz manje napora.
Ključno je inteligentno konfigurirati alate jednom kako bi, dan za danom, upravljanje e-poštom bilo minimalno i kako biste se mogli usredotočiti na ono što je važno, umjesto da pola jutra provedete klikajući "Arhiviraj" iznova i iznova.
Uobičajeni problemi s prilozima i njihov odnos prema prostoru za pohranu
Prilozi su zaseban problem unutar Gmailovih problema. Iako je Gmail prilično robustan, nije neuobičajeno naići na situacije u kojima pregledi privitaka ne uspijevaju , privitci se ne prenose, preuzimanja ne počinju ili određeni formati uzrokuju probleme - nešto posebno frustrirajuće kada ste u žurbi.
Među najčešćim uzrocima su ograničenja veličine datoteke (Gmail ima maksimalnu veličinu po poruci), nestabilna internetska veza koja prekida prijenos ili preuzimanje, blokade preglednika ili antivirusnog programa ili čak ograničenja iz sigurnosnih razloga pri radu s potencijalno opasnim vrstama datoteka (kao što su određene izvršne datoteke ili komprimirane datoteke sa sumnjivim sadržajem).
Ovi problemi ne utječu samo na svakodnevnu komunikaciju, već mogu neizravno utjecati i na upravljanje prostorom za pohranu. Veliki privitci koje uspijete poslati ili primiti, a zatim pohraniti u e-poštu zauzimaju značajan dio tih 15 GB Googleove pohrane, čak i ako poruke premjestite u arhivu.
Kako biste spriječili da privitci postanu problem, dobra je ideja steći naviku prenošenja velikih dokumenata na Google disk ili druge usluge u oblaku i dijeljenja poveznica, umjesto da uvijek izravno prilažete datoteke porukama. Također je dobra ideja povremeno čistiti stare e-poruke s privitcima, koristeći pretraživanja poput ` has:attachment larger:10M` kako biste pronašli najveće i odlučili isplati li se ih doista zadržati.
Poznavanje najčešćih uzroka pogrešaka s privitcima i alata koje Gmail nudi za njihovo filtriranje i pregled omogućit će vam ne samo glatkiju komunikaciju, već i bolju kontrolu nad time što se sprema, a što briše , što je ključno ako ne želite stalno nailaziti na ograničenja pohrane.
Učinkovito upravljanje Gmail arhivom ne odnosi se samo na vizualnu organizaciju; radi se o razumijevanju kako funkcionira pohrana, kada arhivirati, a kada izbrisati, kako pronaći i poništiti arhiviranje onoga što vam je potrebno te što učiniti s privitcima koji vam prepune račun, a da toga niste ni svjesni. Ako prilagodite svoje navike i iskoristite značajke pretraživanja, filtriranja i automatizacije , vaša pristigla pošta prestat će biti kronični nered i postat će agilan alat koji vam ne krade vrijeme ni prostor.